การเปลี่ยนผ่านสู่ยุคดิจิทัล

การเปลี่ยนผ่านสู่ยุคดิจิทัล (Digital Transformation) คือการใช้เทคโนโลยีดิจิทัลกับการทำงานตั้งแต่กระบวนการแรกจนถึงกระบวนการสุดท้ายขององค์กร ทั้งนี้ขึ้นกับปัจจัยหลายอย่างที่องค์กรนั้นๆ จะสามารถใช้เทคโนโลยีได้มากน้อยต่างกัน เช่นความเข้าใจในเทคโนโลยีของบุคลากร งบประมาณขององค์กร

• กระบวนการ Digital Transformation

• ปัจจัยที่ควรนำมาพิจารณาในการทำ Digital Transformation

• ตัวอย่างการเปลี่ยนการทำงานเป็นระบบดิจิทัล Digital Transformation

• ข้อดีของการทำ Digital Transformation

• ข้อเสียของการทำ Digital Transformation

• สรุป

ปัจจุบัน การเปลี่ยนผ่านสู่ยุคดิจิทัล คงหลีกเลี่ยงไม่ได้ที่จะต้องปรับเปลี่ยนองค์กรให้ก้าวไปสู่การเป็นองค์กรดิจิทัล หรือ Digital Transformation เป็นที่รู้จักกันดีกว่าหลายทศวรรษ ที่เราล้วนใช้งานระบบดิจิทัลโดยที่เราไม่รู้ตัว เช่นการใช้การสื่อสารผ่าน อีเมล ไลน์ การชอบปิ้งออนไลน์ ซึ่งล้วนเป็นระบบ ดิจิทัลทั้งสิ้น

เทคโนโลยีดิจิทัลเบื้องต้นในการเปลี่ยนเป็นระบบดิจิทัลในการทำงานเช่น การสแกนเอกสารและส่งเมล์แทนการส่งเอกสารทางไปรษณีย์ในสมัยก่อน ซึ่งประหยัดเวลาและรวดเร็วกว่ามาก การเก็บเอกสารเพื่อเรียกใช้ด้วยการสแกนเก็บในฮาร์ดดีส เป็นต้น

เทคโนโลยีดิจิทัลระดับกลางในการเปลี่ยนเป็นระบบดิจิทัลในการทำงานเช่น การใช้ระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) ซึ่งเป็นระบบจัดการข้อมูลในหน่วยงานส่วนต่างๆ ขององค์กรธุรกิจ ตั้งแต่เริ่มต้นกิจกรรมจนถึงกระบวนการสุดท้าย และต่อยอดโดยการใช้ IoT (Internet of Things) เชื่อมต่อข้อมูลการของกิจกรรมเพื่อให้สามารถใช้ระบบได้เป็นปัจจุบัน และบริหารได้อย่างมีประสิทธิภาพมาก

เทคโนโลยีดิจิทัลระดับสูงในการเปลี่ยนเป็นระบบดิจิทัลในการทำงานเช่น การใช้ Big Data ในการคาดการณ์ การใช้ AI ในการประเมิณทางเลือกในการแก้ปัญหา หรือการวางแผน

 

กระบวนการ Digital Transformation ประกอบไปด้วย 2 ขั้นตอน คือ

Digitization

การเปลี่ยนข้อมูลในรูปแบบอนาล็อก (Analog) ไปเป็นดิจิทัล (Digital) ซึ่งอาจเป็นการเปลี่ยนจากการบันทึกข้อมูลลงกระดาษไปเป็นการเก็บข้อมูลในคอมพิวเตอร์ หรือการนำเอาระบบหรือโปรแกรมอัตโนมัติมาใช้ในกระบวนการ เพื่อเก็บข้อมูลเป็นดิจิทัลเลยตั้งแต่ขั้นตอนแรก

Digitalization

การนำเทคโนโลยีดิจิทัลมาใช้เพื่อปรับเปลี่ยนรูปแบบกิจกรรม หรือกระบวนการทำงานภายในองค์กร ที่จะส่งผลให้มีประสิทธิภาพ เช่น การใช้ Chatbotทำการตอบปัญหาซ้ำๆ หรือใช้ปัญญาประดิษฐ์ (AI) ช่วยตัดสินใจ หรือแม้กระทั่งแพลตฟอร์มต่าง ๆ ซึ่งจะช่วยให้การทำงานเป็นอัตโนมัติ และรวดเร็วมากยิ่งขึ้น

ปัจจัยที่ควรนำมาพิจารณาในการทำ Digital Transformation อย่างมีผลิตภาพ

เทคโนโลยี

การศึกษาเทคโนโลยีที่เหมาะสมต่อกระบวนการขององค์กร ความจำเป็น ความคุ้มค่า และเงินทุน ทั้งนี้มีเทคโนโลยีทั้ง 3 ระดับ ซึ่งอาจจะเหมาะกับแต่ละองค์กรแตกต่างกันไป

บุคลากรในองค์กร

เริ่มตั้งแต่การสร้างวัฒนธรรมการใฝ่รู้ในองค์กรโดยเฉพาะเทคโนโลยีดิจิทัล โดยการสร้างแรงจูงใจในเรื่องความง่าย รวดเร็ว และสามารถตอบสนองต่อความต้องการองค์กรได้ทันที ความสามารถในการใช้เทคโนโลยี

กลยุทธ์ขององค์กร

ซึ่งประกอบไปด้วยแผนขององค์กรในระยะกลางถึงระยะยาว ความเสี่ยงทางธุรกิจ และกรอบระยะเวลาของโครงการ ทั้งนี้อาจจะทำแผนการเปลี่ยนแปลงตามความพร้อมขององค์กร เพื่อให้สอดคล้องทั้งความต้องการของลูกค้า และบุคลากรในองค์กร

 

ตัวอย่างการเปลี่ยนการทำงานเป็นระบบดิจิทัล (Digital Transformation)

ระบบธนาคาร

จากระบบสมุดบัญชีสู่ระบบตู้ ATM และปัจจุบัน เป็นระบบ Mobile-Baking ที่กลายเป็นมาตรฐานที่ทุกธนาคารต้องมี

ร้านค้าออนไลน์

จากระบบหน้าร้านชำ เป็นร้านค้าออนไลน์บนเว็บไซต์ เช่น Lazada Shopee หรือเจ้าของสินค้าเองก็ต้องทำเช่นกัน กลายเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการตลาดในยุคนี้

ข้อดีของการทำ Digital Transformation

ง่ายต่อการเข้าถึง

ข้อมูลทำงานและบันทึกลงในกระดาษจะถูกบันทึกเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์ และคลังเก็บข้อมูลออนไลน์ต่างๆ ข้อมูลทั้งหมดจะถูกเก็บเอาไว้อย่างครบถ้วน สืบค้นได้ง่าย ติดตามได้ว่าใครเป็นผู้บันทึก

ความรวดเร็ว

ข้อมูลการทำงานทั้งหมดจะถูกบันทึก และจัดการทุกอย่างจะเป็นไปได้ด้วยความรวดเร็ว รวมถึงการตัดสินใจบนข้อมูลปัจจุบันได้อย่างรวดเร็วเช่นกัน

ความถูกต้อง

การเก็บข้อมูลสามารถที่จะใช้อุปกรณ์ IoT หรือเซนเซอร์ต่างๆ แทนการเก็บข้อมูลด้วยมนุษย์ในหลายๆ กิจกรรม ทำให้ได้คำตอบที่ถูกต้องชัดเจน แม่นยำ

ลดค่าใช้จ่ายในระยะยาว

การเปลี่ยนแปลงแบบ Digital Transformation มีจุดเด่นตรงที่ลดการทำงานซ้ำที่ต้องทำงานเหมือนเดิม โดยให้เครื่องจักรอัตโนมัติทำงานแทน ตัวระบบอาจมีราคาแพง แต่ถ้าคิดในระยะยาวจะถูกกว่าใช้มนุษย์ทำงาน รวมถึงความผิดพลาดที่เกิดจากมนุษย์โดยที่ยากต่อการประเมิณมูลค่าความเสียหาย

ข้อเสียของการทำ Digital Transformation

ราคาแพง

เทคโนโลยี คือของใหม่ที่มีประสิทธิภาพ ดั้งนั้นจึงสามารถขายในราคาที่แพงโดยเมื่อคิดคำนวณต้นทุนของกิจกรรมเทียบกัน แต่จะถูกเมื่อเงื่อนไขทางปริมาณที่มากพอ

ทำยาก

เนื่องจากต้องการบุคลากรที่มีความรู้ในเทคโนโลยีที่เพียงพอ ซึ่งในองค์กรส่วนใหญ่จะมีบุคคลากร ตั้งแต่เด็กจนถึงวัยใกล้เกษียร ซึ่งจะทำให้การเตรียมความพร้อมด้านความรู้ความเข้าใจเป็นไปได้ยาก

สรุป

ปัจจุบันโลกมีการเปลี่ยนแปลงรวดเร็ว การเปลี่ยนผ่านสู่ยุคดิจิทัล (Digital Transformation) จึงเป็นเรื่องที่หลีกเลี่ยงได้ยาก การนำพาองค์กรเปลี่ยนแปลงได้อย่างราบรื่นจึงเป็นเรื่องท้าทายของผู้นำองค์กร โดยเฉพาะการก้าวสู่ยุคอุตสาหกรรม 4.0 จะมีเทคโนโลยีอัจฉริยะต่างๆ ที่เข้ามามีบทบาทสำคัญในการเปลี่ยนแปลงมากมาย ทำให้การปรับตัวเป็นเรื่องจำเป็น การเปลี่ยนแปลงสู่ระบบดิจิทัล จึงเป็นพื้นฐานสำคัญที่สามารถวางแผนเป็นขึ้นตอนโดยเริ่มจาก เทคโนโลยีดิจิทัลเบื้องต้น เพื่อให้องค์กรได้เรียนรู้และปรับตัว ก่อนจะทำการเปลี่ยนในระดับโครงสร้างซึ่งต้องมีการประเมิณและตัดสินใจอย่างมีหลักการจึงจะเปลี่ยนผ่านได้อย่างราบรื่นและลดความเสี่ยงต่อองค์กร

https://en.wikipedia.org/wiki/Digital_transformation